Rozmawiałem ostatnio z członkiem zarządu pewnej polskiej, kilkusetosobowej firmy handlowej. Jeden manager tejże firmy zderzył się z pewnym faktem i w związku z nim wpadł na pomysł.
Może jednak od początku.
Ów firma jest nieźle prosperującą firmą z branży handlowej. Kupuje i sprzedaje, z tego żyje. Generalnie o Internecie do tej pory wiedzieli tyle, że córka prezesa ma go w komórce i że to zabawka dla tych dziwnych ludzi z miasta. Albo młodych ludzi (w sensie młodszych od członków zarządu). Albo jeszcze coś innego myśleli, bynajmniej jednak nie to, że Internet był im do czegoś specjalnego potrzebny.
Nagle przyszedł COVID. Bronili się jak mogli przed cyfryzacją, no ale cóż. Wyjścia nie było. W marcu ogłosili, że pracownicy mogą pracować zdalnie. Obwarowali to milionem niepotrzebnych zapisów, ale samo odgórne zezwolenie się ostatecznie pojawiło.
I tak przyszedł październik. W sensie październik, 2020. Jakieś 7 miesięcy później.
Wspomniany na początku manager, po konsultacji z bardziej zorientowanymi od siebie, właśnie się dowiedział, że mają w firmie pracowników, którzy – i tu uwaga! – od marca nie pojawili się w pracy. W biurze w sensie, ale ów manager nazwał to “w pracy”. Bo dla niego są to najwidoczniej synonimy.
Ów nasz kochany manager stwierdził więc, że tak nie może być! Pracownicy muszą pracować. A jak pracować, to z biura przecież. Bo inaczej to pracy nie ma. Co z tego, że przez ostatnie miesiące pracowali zdalnie. I że wyniki były równie dobre, co wcześniej. I że produktywność nie spadła. Że zaangażowanie nie spadło. Jak nie pracuje z biura, to nie pracuje w ogóle. A już na pewno traci kontakt z firmą, przestaje się z nią utożsamiać, w ogóle słabo jest, bo zapomina gdzie pracuje i po co.
Wpadł więc nasz kochany manager na pomysł pracy zmianowej. Czyli, że pracownicy mają się zmieniać – w biurze oczywiście. Że wszyscy mają do biura przychodzić, ale w różnych godzinach, czasem w różnych dniach. Ale obowiązkowo w biurze mają bywać. A ich managerowie mają oczywiście sprawić, by w tym samym czasie w biurze były osoby z większym i mniejszym doświadczeniem, by zapewnić przepływ wiedzy.
Z pomysłem poszedł ów manager do zarządu. Zarząd klepnął, więc kochany manager postanowił to przekazać pracownikom i wdrożyć w życie.
(Tak, postanowił to zrobić w momencie gdy w Polsce bijemy kolejne rekordy ilości zakażeń koronawirusem i zgonów z tym związanych)
Co zaś powinna zrobić odpowiedzialna firma? Już tłumaczę.
Po pierwsze: zwolnić ów kochanego managera
W żadnej firmie nie powinno być miejsca dla managera, który stawia interesy własne ponad zdrowie i życie swoich pracowników.
Następnie firma ta powinna zastąpić ów managera kimś, kto ma inaczej poukładane priorytety.
Po drugie: poszukać pomysłów jak usprawnić procesy wewnątrz firmy, by pracownicy czuli się dalej częścią tej organizacji, by się z nią utożsamiali
Wiele firm na całym świecie udowodniło już, że praca zdalna może być świetnym sposobem na pracę. I to nie tylko w czasach pandemii, ale tak przed, jak i po.
I tak, da się sprawić, by pracownicy rozproszeni po całym mieście, kraju, czy kontynencie czuli się w takiej zdalnej strukturze dobrze. By czuli się związani z organizacją, w której pracują. By utożsamiali się z tym, co robią i dla kogo.
Wystarczy popracować nad kulturą korporacyjną Panie i Panowie.
Po trzecie: poszukać kolejnych obszarów do transformacji cyfrowej
Transformacja cyfrowa jest w dzisiejszych czasach odmieniana przez wszystkie przypadki. Nie ma branż, które by się do transformacji nie nadawały. Nie ma firm, które by przez transformację cyfrową upadały. Są natomiast takie, które upadały, gdyż udawały, że tego im nie trzeba.
Można mówić wiele. Można znaleźć wiele obszarów nadających się do transformacji cyfrowej w każdej niemal organizacji.
I tak, można też myśleć o transformacji cyfrowej w kontekście transformacji oldschoolowego managementu w coś nowego. I nie mam bynajmniej na myśli technologii mającej na celu kontrolowanie pracowników i ich komputerów.
Po czwarte: poszukać kolejnych produktów, usług, czy procesów, w które warto by było zainwestować, by usprawnić pracę zdalną
Nigdy nie zrozumiem jak firma, która nigdy nie wdrożyła najprostszego komunikatora wewnętrznego, może mówić o tym, że praca zdalna nie działa i ludzie nie mają ze sobą kontaktu.
Tak jak nigdy nie zrozumiem jak firma, która wymaga podpisywania umów w formie papierowej, może mówić o tym, że nie da się sprzedawać na odległość.
W końcu też nigdy nie zrozumiem jak w dzisiejszych czasach firma może unikać rozwiązań chmurowych. Albo produktów online’owych do zarządzania projektami.
Pracę zdalną da się ułożyć w taki sposób, by firma działała bardzo dobrze. Wystarczy myśleć o niej jak o szansie, nie zagrożeniu.
Po piąte: poszukać oszczędności w zakresie wynajmowanej powierzchni
Po co wynajmować tyle przestrzeni, skoro pracownicy pracują zdalnie? Czemu starać się ściągać pracowników do biura z myślą o zapełnieniu przestrzeni, skoro można postarać się zmniejszyć tę przestrzeń i na tym zaoszczędzić?
Znów: praca zdalna to szansa na nowe rozdanie, wystarczy o niej pomyśleć nie jak o tymczasowym rozwiązaniu, a czymś co może z nami pozostać na dłużej.
Po szóste: komunikacja, komunikacja, komunikacja. I transparentność
Nikt nie przeczy temu, że praca zdalna jest trudna. Szczególnie dla ludzi przyzwyczajonych do czegoś innego. Ale da się ją ułożyć dobrze. Wszystko to jednak pod jednym warunkiem: że komunikację wewnętrzną posuniemy do monstrualnych wręcz rozmiarów.
Pracownik nie będzie czuł więzi ze swoim managerem, jeśli ten nie będzie z nim rozmawiał. Nie będzie czuł się częścią organizacji, jeśli ta organizacja nie da mu ku temu powodów. Nie będzie też utożsamiał się z wartościami i przesłaniem firmy, jeśli ta nie będzie tymi wartościami żyła i nie będzie tego ukazywała na każdym kroku, i przy każdej okazji.
W biurze mamy to wszystko. Mamy ludzi, którzy rozmawiają ze sobą, bo siedzą obok siebie. I ekspresy do kawy, przy których każdy opowiada o tym, jak mu minął weekend. I mamy też wspólne fajki, wspólne leniuchowanie, wspólne spacery, wspólne lunche, wymiany spojrzeń. Mamy w końcu korporacyjne wartości wywieszone na ścianach. Mamy wszystko to, co buduje więź. Zdalnie tego nie mamy. I musimy o to zadbać. I to naprawdę zadbać.
A wtedy nie będzie trzeba ściągać nikogo do biura w momencie, gdy epidemia osiąga przerażające wręcz rozmiary.