Po polsku

Regulamin, polityka prywatności, polityka cookies. Jak to ugryźć w web biznesie? Beata Marek w #RobieWebBiznes

Wielu spośród startupowców, z którymi przyszło mi rozmawiać ma problemy z regulaminami i politykami w ich serwisach. Nie wiedzą czy są oby na pewno potrzebne, co w nich powinno się znaleźć, w jakiej formie powinny być udostępnione. Dzisiaj w ramach serii Robię (web)biznes postaramy się rozwiać wszelkie tego typu wątpliwości.

Moim dzisiejszym gościem będzie Beata Marek. Beata jest prawnikiem i właścicielem Cyberlaw. Na co dzień łączy biznes z prawem i bezpieczeństwem teleinformatycznym. Uwielbia pracę w interdyscyplinarnych zespołach i atmosferę startupów. Specjalizuje się w prawie nowych technologii. Autorka wielu publikacji i prelegentka na licznych, branżowych konferencjach. Dyrektor ds. prawnych w ISSA Polska – Stowarzyszeniu do spraw Bezpieczeństwa Systemów Informacyjnych, wiceprezes Cloud Security Alliance Polska, członkini International Cyber Threat Task Force, a także Fundacji Bezpieczna Cyberprzestrzeń.

Redaktor naczelna kwartalnika naukowego ICT Law Review oraz autorka bloga dla programistów i e-przedsiębiorców cyberlaw.pl.

Regulamin, polityka prywatności, polityka cookies

Karol Zielinski – Witaj Beata, dziękuję Ci bardzo, że zdecydowałaś się na rozmowę i podzielenie się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem. Specjalizujesz się w aspektach prawnych biznesów webowych. Myślę więc, że jesteś idealną osobą do porozmawiania na temat, który bardzo mnie osobiście ciekawi i z którym prędzej, czy później ma do czynienia każdy startupowiec. Chciałbym porozmawiać z Tobą o regulaminach, politykach prywatności i politykach cookies w serwisach internetowych. Może zacznijmy od podstaw… co to w ogóle jest regulamin, polityka prywatności i polityka cookies?

BM – To ja dziękuję za zaproszenie do rozmowy. Bardzo się cieszę, że możemy porozmawiać o interesujących tematach prawnych, z którymi stykają się e-przedsiębiorcy i które są dla nich bardzo ważne.

Regulamin jest wzorcem umownym. Oznacza to zatem, że możemy zawrzeć wiążącą umowę w sieci niepodpisując tradycyjnej umowy, a jedynie akceptując regulamin świadczonej e-usługi i otrzymując informację zwrotną od usługodawcy o zawarciu umowy (oczywiście przepisy o wadach oświadczenia woli stosujemy odpowiednio).

Regulamin określa ogólne warunki umowy oraz pełni rolę informacjyjną. Przykładowo zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.) regulamin określa w szczególności:

  • rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną
  • warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
    • wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
    • zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,
  • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
  • tryb postępowania reklamacyjnego.

Warto pamiętać, że obowiązków informacyjnych jest więcej. Przedsiębiorca jest zobowiązany także w sposób należyty informować na temat ochrony danych osobowych, ochrony prywatności Użytkowników oraz jeżeli kieruje ofertę do konsumentów spełniać dodatkowe obowiązki informacyjne (np. te nałożone art. 8 ustawy z dnia 30 maja 2014r. o prawach konsumenta, Dz.U. 2014 poz. 827).

Dokument ten jest wiążący dla obu stron umowy dlatego warto by znalazły się tam także dopuszczone prawem wyłączenia odpowiedzialności.

Polityka Prywatności / Polityka Prywatności i Cookies / jest natomiast dokumentem uzupełniającym regulamin i odnosi się wyłącznie do ochrony prywatności.

KZ – Czy są to “dokumenty” wymagane prawem? Każdy, kto sprzedaje w sieci musi je mieć na swojej stronie?

BM – Regulamin to dokument, do którego posiadania i przestrzegania jest zobowiązany każdy e-usługodawca. Musi on także zostać w odpowiedni sposób okazany usługobiorcy jeszcze przed zawarciem umowy (w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca). Nie można żądać opłaty za jego okazanie czy ukrywać go za Polityką Prywatności i Cookies.

Tylko i wyłącznie regulamin jest wzorcem umownym, a nie np. polityka prywatności czy cennik. Polityka i Cennik to załączniki Regulaminu.

Polityka Prywatności to dokument, który zwyczajowo oddziela się od Regulaminu z uwagi na wygodę Użytkowników. Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia czy będziemy mieć Regulamin i Politykę Prywatności jako odrębne dokumenty czy będziemy mieć tylko Regulamin. Najważniejsze jest to by usługodawca posiadał Regulamin i spełnił swoje obowiązki informacyjne.

KZ – Rozumiem, że tyczy się to każdego biznesu sprzedającego w sieci? Bez względu na to, czy mówimy o sklepie internetowym, biznesie działającym w modelu SaaS, firmie szkoleniowej, czy czymkolwiek innym.

BM – Obowiązek posiadania regulaminu dotyczy e-usługodawców czyli usługodawców świadczących usługi drogą elektroniczną. Usługodawcą takim jest osoba (osoba fizyczna, osoba prawna czy jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej), która prowadzi w sieci sklep internetowy, serwis www czy świadczy innego rodzaju usługi przez Internet. Istotnym elementem jest to czy z tej działalności podmiot ten chociażby ubocznie czerpie czy też zamierza czerpać korzyści finansowe (np. serwis ogłoszeniowy jest darmowy, ale osoba fizyczna ma korzyści z reklam).

KZ – Dobrze, a jak to wygląda z formą takiego dokumentu? W jakim formacie mają być dostępne te dokumenty? Może to być zarówno tekst na osobnej podstronie serwisu, plik do ściągnięcia, obrazek itd?

BM – Najlepiej by były one częścią strony czyli były dostępne w formie tekstu na stronie www (html). Nie zalecam umieszczania plików .pdf, .doc, .odt czy innych dlatego że taka forma może skutecznie wpłynąć na uznanie, że regulamin nie został dostatecznie dobrze okazany usługobiorcy. Przedsiębiorca naraża się w ten sposób na uznanie, że umowa nie jest wiążąca z uwagi na niewłaściwe okazanie (nie ma tu znaczenia czy usługobiorca jest konsumentem czy nie), a gdy kieruje swoje usługi do konsumentów także na skargę do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów o naruszanie zbiorowych praw konsumentów.

KZ – Jeśli zaś chodzi o konkretne zapisy… czy są jakieś odgórnie narzucone zapisy, które muszą się znaleźć w takich dokumentach? Na przykład zapisy dotyczące zwrotów, reklamacji, czy sposobów płatności?

BM – Postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne z obowiązującym przedsiebiorcę prawem. Warto tutaj pamiętać, że jeżeli usługodawca ma siedzibę w Polsce, ale kieruje swoją ofertę do innych krajów powinien najpierw sprawdzić czy przepisy konsumenckie nie nakazują przestrzegania określonych wymagań. Dla pewności zawsze możemy w postanowieniach końcowych umieścić klauzulę, która będzie dopuszczała stosowanie właściwego prawa konsumenta.

KZ – A co mi grozi jeśli takich zapisów nie mam? Albo mam zapisy, które nie do końca są zgodne z prawem. Na przykład jakieś zakazane klauzule.

BM – Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że niedozwolone klauzule nie wiążą z mocy prawa. Jeżeli jakaś osoba zwróci nam uwagę na posiadanie niedozwolonej klauzuli warto przeanalizować jej brzmienie (pomijam spam od oszustów), a następnie przeprosić konsumenta, poprawić zapis i zaoferować jakiś rabat. Jeżeli przedsiębiorca nie poprawi wadliwego zapisu naraża się na skierowanie sprawy do sądu powszechnego o uznanie danego postanowienia za niewiążące. To już będzie się wiązało ze starami finansowymi i wizerunkowymi dla usługodawcy.

Inną sankcją jest nałożenie kary przez Prezesa UOKiK za praktyki godzące w konsumentów. Kara finansowa w tym wypadku może wynieść maksymalnie do 10 proc. przychodu w roku poprzedzającym wydanie decyzji.

To Cię może zainteresować: Wyjaśnienia w sprawie ustalania wysokości kar pieniężnych za stosowanie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów (2013.05.10)

KZ – No dobrze, załóżmy, że mam te wszystkie dokumenty stworzone i użytkownicy mają do nich dostęp. Domyślam się, że każdy z naszych klientów musi zaakceptować je przed dokonaniem zakupu? Nie można na przykład podać linka do regulaminu dopiero po dokonaniu transakcji?

BM – Przez dokonanie transakcji jak rozumiem masz na myśli dokonanie zapłaty. Otóż zapłata należy się za „coś“, np. z tytułu zakupionego towaru albo usługi. Można żądać zapłaty z góry (np. przed rozpoczęciem świadczenia usługi czy wysłaniem towaru), ale tylko wtedy gdy zostanie skutecznie zawarta umowa pomiędzy stronami.

KZ – A co jeśli nie dochodzi do zakupu? Jeśli nie ma przepływu pieniędzy. Regulamin też jest wymagany? Na przykład mam biznes działający w modelu SaaS i umożliwiam użytkownikom założenie darmowego konta i korzystanie z serwisu bez żadnych opłat. Załóżmy, że mam takiego Instagrama. Czy w przypadku darmowego świadczenie usług również regulamin musi być dostępny w serwisie?

BM – Jeżeli świadczysz usługi w rozumieniu prawa to jesteś zobligowany do posiadania regulaminu i okazania go jeszcze przed rejestracją Użytkowników w serwisie. Nie ma tu znaczenia czy usługi są stricte płatne czy nieodpłatne. Jeśli chociażby ubocznie masz dzięki temu serwisowi zysk finansowy to już wymagane jest byś posługiwał się regulaminem.

KZ – No dobrze. Mamy więc wszystko dostępne na stronie. Teraz użytkownik musi się zgodzić na zapisy z regulaminu. Czy jest jakaś wymagana forma takiej zgody? Często na stronie z formularzem zakładania konta w serwisie jest checkbox z informacją, że zgadzam się na zapisy z regulaminu. Ale czy można to zrobić inaczej? Dać link do regulaminu w stopce i nie wymagać zaznaczenia checkboxa ze zgodą przy zakładaniu konta? Przyjąć z góry, że skoro regulamin jest publicznie dostępny, a użytkownik decyduje się na założenie konta w serwisie to znaczy, że akceptuje zapisy regulaminu?

BM – Wyrażenie zgody to złożenie oświadczenia woli. Nie może być ono obciążone wadą oświadczenia woli. Jeżeli regulamin byłby umieszczony u dołu strony i przedsiębiorca nie informowałby przed zawarciem umowy o jego treści można byłoby skutecznie dowieść, że usługobiorca nie miał możliwości właściwego rozeznania znaczenia i skutków swego zachowania się oraz pokierowania swym postępowaniem (brak swobody).

Najbezpieczniej jest, na ostatnim etapie składania zamówienia czy też odpowiednio przed rozpoczęciem świadczenia usług, dać checkbox z informacją „Oświadczam, że przeczytałem, zrozumiałem i akceptują warunki Regulaminu“. Słowo „Regulaminu“ może być jednocześnie linkiem otwierającym nową kartę (otwieranie nowych okien może być blokowane więc lepiej nie korzystać z tej opcji) gdzie Użytkownik może przeczytać warunki świadczenia usługi.

Checkbox jest bardzo ważny. Nie może być zaznaczony domyślnie, pisany mniejszą czcionką czy wpleciony w inny komunikat. Jeżeli by tak było można byłoby skutecznie dowieść, że osoba wyrażająca zgodę nie miała swobody w powzięciu decyzji.

Samo umieszczenie Regulaminu w stopce to zatem za mało. Wyjątkowo byłoby to dopuszczalne jeżeli świadczyłbyś usługi wąskiej grupie odbiorców (przedsiębiorców) i taki sposób okazania dokumentu byłby powszechnie przyjętą i akceptowalną praktyką w waszej – już nawiązanej – relacji biznesowej.

KZ – Rozumiem, że wystarczy, aby użytkownik wyraził zgodę na zapisy regulaminu? Nie trzeba dawać osobnych checkboxów z wyrażaniem zgody na zapisy polityki prywatności, czy polityki cookies?

BM – Regulamin powinien mieć załączniki, które są jego integralną częścią (np. Cennik, Polityka Prywatności). Podstawowy przypadek to obligatoryjne wyrażenie zgody na świadczenie usługi czyli akceptacja regulaminu.

Skoro jesteśmy przy tym temacie to od razu nadmienię, że nie można zastąpić akceptacji regulaminu akceptacją komunikatu o Cookies. To drugie to tylko czynność techniczna (nie jest ona źródłem zobowiązania dla usługobiorcy), a ukrywanie pod tym komunikatem regulaminu jest nie tylko obarczone wadą oświadczenia woli (podstęp), ale także może zostać uznane za przestępstwo oszustwa (art. 286 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks Karny, Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553 z późn. zm).

Podstęp w tym wypadku to mylne wyobrażenie o rzeczywistym stanie rzeczy, który dotyczył okoliczności, nie wchodzących w treść oświadczenia woli, lecz dotyczący sfery motywacyjnej, która stanowiła przyczynę złożenia tego oświadczenia woli.

Bardziej rozbudowany przypadek to zbieranie oddzielnych oświadczeń:

  1. akceptacja regulaminu
  2. wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu zapisania się na newsletter
  3. wyrażenie zgody  na przetwarzanie danych osobowych w celu przesyłania informacji handlowych

Natomiast jeżeli chcemy wysyłać informacje o nowościach w portalu (np. nowych funkcjach) nie ma potrzeby zbierać zgody, jest to tzw. marketing usług własnych Administratora Danych Osobowych. Więcej o różnicy pomiędzy marketingiem a wysyłaniem informacji handlowych możesz przeczytać tutaj.

KZ – To może teraz trochę międzynarodowości. Załóżmy, że mam biznes globalny. Sprzedaję w różnych częściach świata. Czy muszę udostępniać regulamin, czy polityki we wszystkich językach, w których mam serwis internetowy, czy też mogę udostępnić je w jednym języku – dajmy na to po angielsku i linkować do nich z poziomu różnych wersji językowych serwisu?

BM – Tak. Jest to powszechna praktyka choć do pewnego czasu. W miarę wzrostu serwisu, gdy zdobywasz więcej Użytkowników z danego kraju warto tłumaczyć regulamin i jego załączniki.

KZ – A co z regulacjami w konkretnych krajach? Czy muszę uwzględniać różne regulacje z różnych państw, z których mam klientów? Powiedzmy, że mam biznes w Polsce, ale sprzedaję w Rosji. W Polsce są jakieś konkretne wymogi dotyczące zapisów w regulaminach, ale w Rosji są zapewne zupełnie inne wymogi. Czy pisząc regulamin muszę dopasować się tylko pod regulacje kraju, z którego pochodzę, w którym mam zarejestrowany biznes, czy też dodatkowo muszę mieć na uwadze również regulacje z krajów, z których są moi klienci?

BM – Tak jak mówiłam wcześniej jeżeli kierujesz swoją ofertę do konsumentów to przepisy prawa konsumenckiego danego kraju są dla Ciebie wiążące. Dzieje się tak na skutek tego, że konsument w relacji z przedsiębiorcą jest stroną słabszą. Jest to zatem naturalne, że to nie on ma znać prawo właściwe z uwagi na siedzibę przedsiębiorcy tylko przedsiębiorca powinien respektować prawa, z których korzysta konsument (np. w zakresie zwrotów, reklamacji etc).

Dlatego jeszcze przed startem koniecznie trzeba zastanowić się na jakich rynkach docelowo zamierzamy prowadzić sprzedaż i swoje działania promocyjne i szczególnie pod kątem tych krajów sprawdzić swoją zgodność prawną. To jest optymalne rozwiązanie w połączeniu z odpowiednią klauzulą w regulaminie o stosowaniu prawa właściwego dla miejsca zamieszkania/pobytu konsumenta.

Warto także pamiętać o tym, że są państwa gdzie określonego typu usługi nie będą miały racji bytu bo będą blokowane / banowane (np. serwisy społecznościowe w Iranie).

KZ – A jak to jest z taką polityką cookies? Załóżmy, że mam spółkę w Stanach, ale sprzedaję w Europie. Tutaj jest wymóg posiadania takiej polityki, w Stanach nie. Muszę więc ją mieć na stronie?

BM – Prawo właściwe dla siedziby przedsiębiorcy ma w tym wypadku znaczenie. Jeżeli wg. tego prawa nie ma obowiązku informować o cookies to nie musisz informować.

Obecnie trwają prace nad przyjęciem w Unii Europejskiej jednolitego rozporządzenia unijnego dotyczącego ochrony danych osobowych. Jeżeli przepisy zostaną uchwalone jeszcze w tym roku to od 2016 r. zaczną obowiązywać i wtedy podmiot kierujący ofertę do obywateli Unii Europejskiej będzie musiał stosować się do przepisów unijnego rozporządzenia.

To Cię może zainteresować: Rozmowa z GIODO m.in. na temat projektowanego rozporządzenia

KZ – Ostatnie pytanie… do tej pory miałem biznes sprzedający tylko na terenie Polski. Rozpoczynam ekspansję, wychodzę za granicę. Czy jakieś konkretne zapisy regulaminu muszę zmienić w związku z tym? Czy są jakieś konkretne wymogi, coś o czym trzeba pamiętać pisząc regulamin dla biznesu sprzedającego międzynarodowo, a czego nie trzeba było uwzględniać w przypadku firmy sprzedającej tylko i wyłącznie na lokalnym rynku?

BM – Warto założyć sobie na jakich rynkach docelowo chcesz prowadzić aktywną sprzedaż i te kraje wziąć szczególnie pod lupę zanim jeszcze rozpoczniesz swoją ekspansję. Zapisy regulaminu to jedno. Zupełnie inny temat, ale równie ważny to własność intelektualna i prawo konkurencji. Może się okazać, że w Polsce posługujesz się rozpoznawalnym oznaczeniem, ale np. w Wielkiej Brytanii jest ono zarejestrowane jako słowny znak towarowy w klasach, które odpowiadają świadczonym przez Ciebie usługom. Trzeba na to zwrócić uwagę.

Dlatego najlepiej do otwierania działalności podchodzić nie lokalnie, a globalnie. Mam tutaj na myśli takie podejście gdzie należy założyć sobie z góry, że ekspansja zagraniczna prędzej czy później jest nieunikniona. Nie bójmy się jej, ona jest niezbędna do tego żeby zwiększać swoje rynki zbytu i mnożyć kapitał. Poza tym jest naturalna dla biznesów internetowych.

KZ – Bardzo Ci dziękuję za rozmowę Beata. Bardzo dużo nam dzisiaj wyjaśniłaś. Dziękuję.

To ja dziękuję. Cieszę się, że moje odpowiedzi okazały się przydatne. W razie jakichkolwiek pytań zawsze chętnie pomogę.

%d bloggers like this: