Po polsku

Faktury w (web)biznesie. Arkadiusz Caryk w #RobieWebBiznes

Każdy, kto kiedykolwiek próbował swoich sił w biznesie lubi wystawiać faktury. Bo to przecież dokument, na podstawie którego dostaniemy zapłatę. Nie każdy jednak robi to dobrze. Dziś w ramach serii Robię (web)biznes postaramy się rozwiać trochę wątpliwości związanych z tym właśnie zagadnieniem.

Moim dzisiejszym gościem będzie Arkadiusz Caryk, redaktor infakt.pl. W inFakcie odpowiedzialny za tworzenie artykułów odnoszących się do zagadnień związanych z prowadzeniem firmy. Przede wszystkim w dziedzinie podatków i księgowości. Na co dzień publikuje na www.infakt.pl/blog/.

Faktury w (web)biznesie. Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturowaniu klientów

Karol Zielinski – Witaj Arek, bardzo się cieszę, że możemy dziś porozmawiać. Mamy dziś przed sobą temat, który wydaję mi się interesuje każdego, kto kiedykolwiek próbował sprzedawać w sieci. Chciałbym poruszyć kwestię faktur, faktur sprzedażowych, czy też jakichkolwiek innych dokumentów będących potwierdzeniem tego, co sprzedajemy w sieci. Proponuję zacząć od kompletnych podstaw. Mam wrażenie, że większości ludzi, którzy nigdy nie prowadzili biznesu wydaje się, że każdy musi wystawiać faktury VAT sprzedażowe. Że każdy musi być VATowcem. Jak to dokładnie jest? Przecież nie każdy musi być VATowcem, prawda?

AC – Nie wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są do rejestracji jako czynni podatnicy VAT. Spora liczba osób, które zakładają własną firmę ma tu możliwość wyboru. Trzeba jednak wiedzieć, że obowiązek rejestracji jako VAT-owiec może zostać narzucony na przedsiębiorcę z góry. Należy tak postąpić jeśli prowadzi się określony rodzaj działalności, np. sprzedaż alkoholu lub papierosów, rzeczoznawcy, doradztwa technicznego, czy jubilerską. Dotyczy to również firm, które nie posiadają siedziby na terytorium Polski. Przedsiębiorca musi się zarejestrować do VAT również jeśli łączna wartość dokonanej przez niego sprzedaży przekroczyła w ubiegłym roku limit 150 tys. zł. Nie wlicza się do niego kwoty podatku.

Warto przy tym wiedzieć, że rejestracja VAT w pewnych przypadkach może okazać się opłacalnym posunięciem. Głównie przez to, że VAT-owiec ma możliwość odliczania VAT-u od zakupów. W praktyce sprowadza się to do dokonywania zakupów w cenach netto, czyli bez VAT. Więcej informacji kiedy warto zostać VATowcem można poznać tutaj.

KZ – A jak to wygląda w sieci? Jest w ogóle jakakolwiek różnica? Czy jest jakiś przepis lub wymóg, że jeśli sprzedaję w Internecie to znaczy, że muszę być VATowcem? Czy znowu wszystko zależy od tego, co dokładnie w tej sieci sprzedajemy, czym się tam zajmujemy, czy jaki mamy obrót?

AC – Nie ma żadnych regulacji zgodnie, z którymi samo działanie w Internecie oznacza, że firma musi rejestrować się jako czynny podatnik VAT. Wszystkich przedsiębiorców obowiązują wspomniane przeze mnie już wcześniej zasady.

KZ – Czy do każdej sprzedaży musimy wystawić fakturę? Nie ma tu różnicy w jaki sposób sprzedajemy? Czy za pomocą własnej strony, czy np. poprzez zewnętrzne systemy typu allegro?

AC – Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Z zastrzeżeniem, że VAT-owcy robią to zawsze w przypadku, gdy nabywcą towaru lub usługi jest inna firma, a także na życzenie osoby prywatnej. Z kolei firmy zwolnione z VAT muszą wystawić fakturę wyłącznie, kiedy poprosi o to kupujący. Nie ważne czy nabywcą jest inny przedsiębiorca czy osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Jeśli kupujący nie poprosi o fakturę to żadnego dokumentu nie trzeba wystawiać.

KZ – I zawsze wystawiamy fakturę? Nie ma tu żadnych wyjątków typu kwota nie może być mniejsza niż itd?

AC – Nie ma tu żadnych wyjątków. Kwota w tym przypadku nie gra żadnej roli.

KZ – Ale chyba nie zawsze trzeba tę fakturę wysłać do kupującego? Ważne, że my ją mamy; klient jej nie musi od nas dostać, prawda?

AC – Samo sporządzenie faktury to za mało. Wręczenie jej klientowi jest tu konieczne. Można to jednak zrobić na wiele różnych sposobów, np. wysyłając fakturę e-mailem, także prosto z aplikacji mobilnej (np. na Androida lub iPhone).

KZ – Czy trzeba poinformować klienta o możliwości otrzymania faktury w sytuacji, gdy nie ma konieczności jej wystawienia?

AC – Nie ma potrzeby informowania klienta o tym,że może otrzymać fakturę jeżeli nie ma obowiązku jej wystawienia, co dotyczy VAT-owców, kiedy ich klientem jest inna firma. Działa tu inny system niż w przypadku paragonów, które trzeba wręczyć klientowi za każdym razem.

KZ – Kiedyś był wymóg, że na fakturze muszą widnieć podpisy. Zarówno osoby kupującej, jak i wystawiającego fakturę. Teraz już takiego wymogu nie ma, prawda?

AC – Istotnie. Od kilku lat faktur nie trzeba już podpisywać. Dotyczy to zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Wiele w tym temacie z pewnością wyjaśni to wideo.

KZ – Nie ma też przepisu mówiącego o tym, że faktura elektroniczna musi być podpisana podpisem elektronicznym?

AC – Nie ma takiego wymogu. Jeśli jednak przedsiębiorca chce to jak najbardziej może podpisać fakturę elektronicznie. Nic nie stoi temu na przeszkodzie.

KZ – Dodatkowo jeśli dobrze kojarzę minęły już czasy, że faktura musi być wystawiona w formie papierowej i wysłana w takiej formie do klienta. Teraz już takiego przepisu nie ma i możemy spokojnie wystawiać faktury w formie elektronicznej, np. w formie pdfa. A jak to wygląda – z punktu widzenia sprzedającego – w kwestii posiadania faktury w formie elektronicznej i papierowej. Pamiętam, że jakiś czas temu było nawet sporo nieporozumień jeśli chodzi o ten temat. Był przepis mówiący o tym, że albo posiadamy fakturę w formie elektronicznej, albo papierowej. Nie można było po prostu wydrukować faktury wystawionej i dostarczonej do klienta w formie elektronicznej i mówić, że to ta sama faktura. Jak to dokładnie z tym jest? Możemy wystawiać faktury w formie elektronicznej, po czym je drukować i chować w segregatorze jako dowód wystawienia tej faktury, czy nie? Jak to wygląda w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego? Jeśli wystawialiśmy klientowi fakturę w formie elektronicznej, to w trakcie kontroli powinniśmy urzędnikowi pokazać fakturę w formie pliku na komputerze, czy też powinniśmy tę fakturę wydrukować i pokazać ją w formie papierowej?

AC – Faktura zostanie uznana za elektroniczną tylko w przypadku jeśli będzie wystawiona oraz otrzymana w formacie elektronicznym. Ważne by był ją w stanie odczytać odbiorca. Co więcej format, w którym został wystawiony dokument powinien utrudniać modyfikację pliku. Taka możliwość istnieje w przypadku formatów .pdf czy .png, ale już nie .doc.

Trzeba przy tym koniecznie pamiętać, że przesłanie takiego dokumentu zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej dyskwalifikuje fakturę jako elektroniczną. W przypadku kontroli można jednak przedstawić jako potwierdzenie wersję papierową faktury elektronicznej. Sposób postępowania może tu zależeć od wymagań stawianych przez urzędnika.

KZ – Rozumiem, że nie ma problemu z tym, aby wystawiać faktury w formie mieszanej? Raz w formie elektronicznej, innym razem w formie papierowej? Nie ma przepisu, który by nam nakazał, że albo robimy to w taki sposób, albo taki?

AC – To w jaki sposób przedsiębiorca wystawia faktury zależy wyłącznie od niego. Z zastrzeżeniem, że jeśli nabywca zażyczy sobie faktury w formie papierowej to sprzedawca nie może mu tego odmówić.

KZ – A w którym w ogóle momencie powinno się wystawiać fakturę? W momencie zakupu, czy można to zrobić spokojnie później, np. po kilku dniach i wtedy ją dopiero klientowi pokazać lub wysłać?

AC – Zgodnie z zasadami ogólnymi przedsiębiorca musi wystawić fakturę do 15 dni licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub uzyskano zapłatę. To zasada odnosząca się do większości transakcji. W pewnych sytuacjach daje to nawet 45 dni na wystawienie faktury. Dzieje się tak jeśli konkretna transakcja miała miejsce na początku miesiąca.

Szczegółowe zasady, jakie aktualnie odnoszą się do terminów wystawiania faktur można znaleźć tutaj.

KZ – Czy numeracja na fakturze jest istotna? Musi mieć jakiś swój konkretny format?

AC – Przede wszystkim numeracja musi być konsekwentna. W myśl przepisów faktura ma zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii. Format numeracji jest w zasadzie dowolny.

KZ – A jak to jest z datami na fakturze? Jeśli mnie pamięć nie myli to na każdej jednej fakturze musimy zamieścić trzy daty: datę wystawiania faktury, datę sprzedaży i datę płatności. Rozumiem, że wszystkie trzy bezwzględnie na fakturze muszą się pojawić? Załóżmy, że sprzedaję jakąś usługę internetową, prowadzę biznes w modelu SaaS. Jakie konkretnie daty powinny w takim wypadku widnieć na fakturze?

AC – W myśl przepisów każda faktura musi zawierać przede wszystkim datę wystawienia. Przedsiębiorca może być również zobligowany zamieścić na dokumencie datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Stanie się tak jeśli różni się ona od daty wystawienia faktury.

KZ – Co jeszcze musi się na fakturze znaleźć? Które dane są absolutnie konieczne?

AC – Przepisy wymieniają kilkanaście elementów, które powinna zawierać faktura. Wśród podstawowych znajdują się poza wspomnianymi przeze mnie już datami, m.in. kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP, nazwa towaru lub usługi, cena netto, stawka podatku, kwoty wszelkich upustów i obniżek, czy też kwotę należności ogółem. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT podmiotowo, czyli ze względu na rodzaj sprzedaży konieczne jest również zamieszczenie podstawy tego zwolnienia. Może to być konkretny przepis ustawy o VAT lub rozporządzenia, z którego wynika zwolnienie. Obowiązek zamieszczenia adnotacji o podstawie zwolnienia z VAT nie odnosi się to do usług finansowych, ubezpieczeniowych, itp.

KZ – Proponuję przejść teraz do faktur wystawianych w biznesach globalnych, takich które sprzedają międzynarodowo. Jak to wygląda z językiem, w którym jest wystawiana faktura? Musi być ona wystawiona w jednym języku, czy też powinna być wystawiona w dwóch? Załóżmy, że mam firmę w Polsce i sprzedaję swoją usługę w Stanach Zjednoczonych. Czy faktura powinna być wystawiona po polsku, czy po angielsku? A może w jednym z tych języków i tłumaczona na drugi? Jest jakiś przepis, który jasno to definiuje?

AC – Polski przedsiębiorca ma oczywiście możliwość wystawienia faktury w języku obcym. Należy jednak wiedzieć, że taka opcja istnieje pod warunkiem, że robi to na rzecz przedsiębiorcy, polskiego lub zagranicznego, bądź na rzecz zagranicznego konsumenta. Co za tym idzie faktury w języku obcym nie da się wystawić jedynie jeśli jej odbiorcą jest osoba prywatna z Polski, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Co do tłumaczenia dokumentów księgowych, w tym oczywiście faktur, to jest to konieczne wyłącznie wtedy, gdy zażądają tego urzędnicy np. w trakcie kontroli. Przedsiębiorca może się na taką ewentualność przygotować zawczasu wystawiając fakturę zarówno w języku polskim, jak i w obcym.

KZ – A jak to jest z walutą? Mogę, posiadając firmę w Polsce sprzedawać swoje usługi w walucie obcej (np. w dolarach amerykańskich), czy też muszę ją sprzedawać w mojej walucie (np. złotówkach)? A może na fakturze muszę pokazać kwotę w dwóch walutach (walucie obcej i mojej lokalnej)? A jeśli tak, to po jakim kursie mam tę kwotę przeliczać? I jak to jest z księgowaniem u mnie? Księgować muszę w walucie obcej (skoro w takiej sprzedaję), czy w złotówkach?

AC – Na fakturze polskiego przedsiębiorcy mogą znaleźć się kwoty wyrażone w obcej walucie. Nie wolno jednak zapomnieć, że kwota podatku VAT na dokumencie zawsze musi być wyrażona w złotówkach. Do jej przeliczenia trzeba zastosować średni kurs NBP danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego VAT.

Taka transakcja wymaga księgowania w złotówkach. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Za dzień uzyskania przychodu należy tu rozumieć dzień wystawienia faktury, wykonania usługi lub dostawy towaru. Wszystko zależy od tego, która z tych czynności miała miejsce jako pierwsza. Jeżeli wykonanie usługi lub dostarczenie towaru nastąpiło wcześniej niż wystawienie faktury to właśnie w tym terminie powstał przychód. Z kolei w przypadku, gdy wystawienie faktury poprzedzało wykonanie usługi lub dostarczenie towaru to przychód powstał z dniem wystawienia tego dokumentu.

KZ – Jeszcze wracając na chwilę do tych języków… czy faktura musi być wystawiona w języku ojczystym biznesu z którego jest kupujący? Na przykład mogę wystawić fakturę po polsku klientowi z Niemiec? Albo temu samemu klientowi fakturę po angielsku?

AC – Język na fakturze zależy od wystawiającego. Jak najbardziej możliwe jest więc wystawienie klientowi z Niemiec faktury po angielsku. Tyle że dla dobra wzajemnych relacji najlepiej jest się po prostu z nim porozumieć, co do tej kwestii.

KZ – A jak to wygląda jeśli chodzi o regulacje dotyczące wyglądu, czy wymaganych danych na fakturze w różnych krajach? Załóżmy, że mam biznes w Polsce, a sprzedaję w Rosji. W Polsce na fakturze trzeba posiadać takie, czy inne dane. W Rosji mogą być inne wymogi. Czy jako sprzedający muszę dopasowywać się pod regulacje z tych konkretnych krajów i uwzględniać na fakturze skąd jest mój klient, czy też wystarczy, aby moje faktury były zgodne z regulacjami polskimi i tylko z nimi?

AC – Faktura wystawiona przez polskiego przedsiębiorcę musi zawierać przede wszystkim elementy, których wymagają rodzime przepisy podatkowe. Niezależnie od tego w jakim języku jest wystawiona. Jeżeli jednak klient poprosi o zawarcie innych danych, które są mu potrzebne do rozliczenia, nic nie stoi na przeszkodzie, by tak postąpić.

KZ – Bardzo Ci dziękuję za rozmowę. Myślę, że Twoje odpowiedzi będą niesamowicie pomocne dla nas wszystkich.

AC – Dziękuję.